Lista de precios de proveedor: de PDF a Excel

El proveedor manda la lista nueva en PDF. Vos necesitás esos precios en una planilla: para cargarlos al sistema, para recalcular tus márgenes o simplemente para ver qué aumentó y cuánto. Y entre una cosa y la otra suele haber una tarde de copiar y pegar.

Esta guía es el procedimiento completo, incluido el paso que casi nadie hace y es el que más tiempo ahorra: verificar que la extracción salió bien antes de trabajar sobre ella.

Los cuatro tipos de lista y qué esperar de cada uno

1. Generada por un sistema de gestión

Es la mejor noticia posible. Texto nativo, columnas perfectamente alineadas porque las dibujó un programa a coordenadas fijas, encabezado repetido en cada página. La extracción sale casi perfecta y la verificación es un trámite. Se reconoce porque el diseño es austero y repetitivo.

2. Exportada de Excel a PDF

Igual de buena, y a veces mejor, porque suele traer la grilla dibujada. La única complicación habitual es que las columnas anchas de descripción parten el texto en dos líneas.

3. Maquetada en Word o en un programa de diseño

Acá empieza lo interesante. Categorías con estilos propios, columnas que se corren entre secciones, a veces dos columnas de productos por página, recuadros decorativos. La extracción necesita más limpieza posterior, sobre todo en las descripciones largas.

4. Escaneada o fotografiada

Lista impresa que alguien pasó por el escáner, o directamente una foto del papel. No hay texto que extraer: hay que pasar por OCR, y después revisar todos los precios uno por uno. Un error de reconocimiento en un dígito no se detecta leyendo, y en una lista de precios eso es plata.

Si no sabés en cuál de los cuatro casos estás, la prueba de los diez segundos te lo dice.

Qué tiene que reconocer una extracción útil

Volcar todas las palabras de la página no sirve de nada. Una lista de precios tiene una estructura concreta y la extracción tiene que respetarla:

Las categorías

En una lista, las categorías son las líneas que no tienen precio: son cortas, van solas, y suelen estar en negrita, en mayúsculas o en un cuerpo de letra mayor. Reconocerlas importa porque la categoría se escribe una sola vez y vale para todos los productos que siguen, hasta la próxima. Si la extracción no las identifica, quedan como filas sueltas en el medio de los datos y se pierde la jerarquía.

El código de artículo

Casi siempre está al principio del renglón y sigue un patrón: letras, guion, números. Separarlo de la descripción es lo que después te permite cruzar la lista contra tu sistema con un BUSCARV. Si queda pegado a la descripción, ese cruce no se puede hacer.

Los precios múltiples

Muchas listas traen dos o tres importes por renglón: precio de lista y precio de contado, o precio sin IVA y con IVA, o mayorista y minorista. La extracción tiene que devolverlos en columnas separadas y en el orden correcto. Fijate siempre en el encabezado de la tabla cuál es cuál: confundir el precio con IVA por el precio neto es un error que se propaga a todos los cálculos.

El flujo completo, paso a paso

1. Identificá el tipo de PDF. Diez segundos. Determina si el resto del proceso es confiable o requiere revisión completa.
2. Extraé. Si la herramienta detecta el tipo de documento, confirmá que haya reconocido "lista de precios" y no otra cosa.
3. Contá los artículos. Muchas listas informan el total de items, o podés contar los de una página y multiplicar. Si el número no da, algo se partió o se fusionó.
4. Cuadrá un total si existe. Es la verificación más potente que hay. Si la lista trae un total al pie, sumá la columna y compará. Valida de un saque que no falte ninguna fila y que todos los precios se hayan interpretado como números.
5. Rellená las categorías hacia abajo. En Excel: seleccioná la columna, F5 → Especial → Celdas en blanco, escribí = y la flecha arriba, y confirmá con Ctrl+Enter.
6. Uní las descripciones partidas. Son las filas donde solo la descripción tiene contenido. Ordenando por la columna de precio quedan todas juntas y se resuelven rápido.
7. Verificá que los precios sean números. Si quedaron alineados a la izquierda, son texto. El problema del separador decimal está explicado en detalle en la guía de tablas.

Comparar contra la lista anterior

Casi siempre, el verdadero objetivo no es tener la lista nueva: es saber qué cambió. Con las dos listas en columnas del mismo formato, se resuelve con una fórmula.

Poné la lista nueva en una hoja y la anterior en otra. En la lista nueva, agregá dos columnas:

• Precio anterior: =BUSCARV(A2;Anterior!A:D;4;FALSO) — busca el código de la fila en la lista vieja y trae su precio. Ajustá el número de columna al de tu planilla.
• Variación: =(D2/E2)-1 con formato de porcentaje, donde D es el precio nuevo y E el anterior.

Con eso en la mano podés ordenar por variación de mayor a menor y ver en treinta segundos qué te aumentaron más. Los #N/A tampoco son un error: son los artículos nuevos que no estaban en la lista anterior, y suele ser información valiosa por sí sola. Para encontrar los discontinuados, hacé el mismo BUSCARV al revés, desde la lista vieja hacia la nueva.

Cuando el proveedor cambia el formato todos los meses

Pasa, y más seguido de lo que uno quisiera: un mes la lista viene con dos columnas de precios, al siguiente con una, después cambian el ancho de la descripción. Cualquier configuración manual de columnas que hayas hecho deja de servir.

Es exactamente el motivo por el cual conviene una extracción que deduzca las columnas de la posición real del texto en cada documento, en lugar de una que dependa de coordenadas configuradas de antemano. Si la lista cambia de forma, la deducción se adapta sola; la configuración fija hay que rehacerla.

Y si el proveedor te manda la lista escaneada, vale la pena pedirle el archivo digital. Muchas veces lo tienen y mandan el escaneo por costumbre. Un minuto de mail ahorra una revisión completa de precios todos los meses.

Lo que hay que recordar

Una lista de precios no es una tabla cualquiera: tiene categorías que se heredan, códigos que hay que poder cruzar y precios que tienen que ser números de verdad. Y el paso que separa un trabajo confiable de uno que puede tener errores invisibles no es la extracción: es cuadrar el total antes de empezar a usar los datos.